Štětí: Komplexní práce s projekty města (v online systému)

Štětí: Komplexní práce s projekty města (v online systému) Detailně zpracovaná dobrá praxe

Rozvoj města je realizován velkou měrou skrze konkrétní projekty. Těch mohou být, zejména ve velkých městech, i stovky. Jsou zacíleny k plnění různých priorit rozvoje, liší se formou (investiční/neinvestiční), finančním objemem, délkou trvání a dalšími parametry. Spravovat efektivně kompletní informace o běžících i připravovaných projektech může být mnohdy pro město oříšek. Ve Štětí se rozhodli využívat pro práci s projekty smart online projektový zásobník, který umožňuje celkový monitoring projektů, generování akčních plánů i propagaci projektů pro veřejnost.

Základní informace

Název obce/města/regionu:	Štětí
Příjmení, jméno:	Ing. Mgr. Miroslav Andrt, starosta
Organizace:	Město, Městský úřad
E-mail:	miroslav.andrt@steti.cz
Téma:	Systém plánování a řízení, vč. urbanismu a revitalizací, územního plánování a regionálního rozvoje

Název obce/města/regionu:

Štětí

Příjmení, jméno:

Ing. Mgr. Miroslav Andrt, starosta

Organizace:

Město, Městský úřad

E-mail:

miroslav.andrt@steti.cz

Téma:

Systém plánování a řízení, vč. urbanismu a revitalizací, územního plánování a regionálního rozvoje

Popis a výstupy
Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?	Zavedením online projektového zásobníku do strategických procesů řízení města Štětí získal úřad, vedení města a zastupitelstvo přehledné informace o projektech města i o námětech na další rozvoj. Jedná se o cca 75 projektů (plus desítky dalších námětů). Z údajů o plánovaném ročním financování projektů systém automatizovaně generuje Akční plány. Projekty (Akční plány) jsou průběžně monitorovány a informace o nich pravidelně získává vedení města i zastupitelstvo v kvartálních monitorovacích sestavách. Přehledné je dělení projektů na Investice / Opravy, rekonstrukce / Jiné, protože je možné evidovat i "měkké" neinvestiční projekty či aktivity. Současně je v systému zavedeno hodnocení dopadu jednotlivého projektu na udržitelný rozvoj i jejich porovnání (použitou metodiku vytvořila Univerzita Karlova pro NSZM ČR). Projektový zásobník je součástí komplexního smart online systému DATAPLÁN, který město dlouhodobě využívá.
Co bylo cílem? Co byly hlavní výstupy? Jaký byl průběh / kroky realizace?	Hlavním cílem zavedení online projektového zásobníku bylo zajistit evidenci a monitoring mnoha desítek projektů, které má město v realizaci nebo je připravuje. Významným přínosem online systému je možnost automatizovaného generování Akčních plánů ze Zásobníku projektů i monitorovacích sestav pro vedení města a zastupitelstvo. Online systém zároveň umožňuje prezentovat vybrané projekty veřejnosti na speciálním webu Galerie projektů. Zavádění systému trvalo cca 10 měsíců z důvodu nutnosti soustředit do přehledného systému veškeré projekty ze všech odborů městského úřadu (dříve evidované v XLS nebo DOC). Pro každý projekt je určen garant z úřadu, který udržujte aktuální informace pro pravidelný monitoring. Kvartálně předkládá strategický tým pro vedení města a zastupitelstvo přehlednou aktuální sestavu generovanou ze systému. Všichni zastupitelé dále získali nepřetržitý interní přístup do Zásobníku projektů s podrobnými informacemi.
Vznikly konkrétní dokumenty (publikace, videozáznamy, metodiky.. )?	Informace o projektech města jsou průběžně k dispozici úřadu a zastupitelům prostřednictvím cloudového řešení infosystému. Zde jsou informace také archivovány. Součástí technického řešení systému je i speciální web Galerie projektů, na kterém je s projekty seznamována veřejnost.
Začátek aktivity:	01.06.2022
Konec aktivity:	01.04.2023
Délka přípravy projektu:	[měsíců] 10
Rozpočet
Jaké byly finanční náklady na realizaci aktivity?	[tis. Kč] 25
Jak byla aktivita financována?	pravidelná roční částka z rozpočtu města
Doporučení a inspirace
Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem?	Dosud máme dobrou zkušenost s online systémem projektů v našem městě. Výborná je možnost nepřetržitého přístupu k informacím o projektech z libovolného zařízení (PC, mobil, tablet).. Praktické je označování významnosti projektů a hodnocení úspěšnosti jejich současné realizace pomocí "semaforu".
Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace
Jaké byly silné stránky Vaší aktivity/projektu při jeho realizaci?	Výhodou při zavádění systému DATAPLÁN byla relativně nízká pracnost (převod projektů z XLS a DOC podkladů zajistila NSZM ČR) a nízké náklady. Systému umožňuje sledovat indikátory i zastupitelům. Současně obsahuje modul "Galerie projektů", kde je možné jednoduchou formou prezentovat významné projekty města i pro veřejnost.
Jaké byly slabé stránky Vaší aktivity/projektu při jeho realizaci?	Hlavní změnou bylo naučit garanty projektů (pracovníky úřadu) pravidelně aktualizovat informace o projektech v online systému. Byl proto vyvinut submodul komunikace v systému (využívá automatizované e-mailové rozesílky), kdy jsou kvartálně garanti informováni a je evidováno, zda jsou již informace o projektech aktualizovány.
Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila?	Významným přínosem bylo zavedení průběžné možnosti pro zastupitele nahlížet do všech interních informací o projektech. Zvýšil se tím aktivní zájem o aktuální i budoucí možnosti rozvoje města a tedy o strategickou práci (projekty jsou v systému provázány k cílům strategie města, případně i dalších dokumentů).
Monitorování a evaluace
Byl nějakým způsobem měřen a vyhodnocen dopad realizované aktivity/projektu?	Informační systém je využíván poměrně krátkou dobu. Předpokládáme vyhodnocení jeho přínosu před prodloužením užívání na další kalendářní rok.
Plánujete aktivitu/projekt dále rozvíjet/udržovat?	Ano, pro účely nové strategie rozvoje města. V systému DATAPLÁN je možné "pracovně modelovat" novou strategii, zejména naplněnost cílů prostřednictvím projektů.
Média, propagace
Jakým způsobem probíhala komunikace s médii a jaké byly mediální výstupy?	- speciální web pro veřejnost: Galerie projektů vč. Seznamu všech projektů - online TV vysílání MODENÍ MĚSTA: PRAXE STAROSTŮ (20.6.2023)
Aktéři
Název:	Město Štětí, Městský úřad
IČO nebo jiný registrační údaj:	00264466
Adresa:	Mírové náměstí 163, 41108 Štětí
Web:	https://www.steti.cz/
Další aktéři
Název:	Národní síť Zdravých měst České republiky, z.s.p.o.
IČO nebo jiný registrační údaj:	61385247
Adresa:	Na Poříčí 1041/12, 11000 Praha 1
Web:	https://zdravamesta.cz

Popis a výstupy

Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?

Zavedením online projektového zásobníku do strategických procesů řízení města Štětí získal úřad, vedení města a zastupitelstvo přehledné informace o projektech města i o námětech na další rozvoj. Jedná se o cca 75 projektů (plus desítky dalších námětů). Z údajů o plánovaném ročním financování projektů systém automatizovaně generuje Akční plány. Projekty (Akční plány) jsou průběžně monitorovány a informace o nich pravidelně získává vedení města i zastupitelstvo v kvartálních monitorovacích sestavách. Přehledné je dělení projektů na Investice / Opravy, rekonstrukce / Jiné, protože je možné evidovat i "měkké" neinvestiční projekty či aktivity. Současně je v systému zavedeno hodnocení dopadu jednotlivého projektu na udržitelný rozvoj i jejich porovnání (použitou metodiku vytvořila Univerzita Karlova pro NSZM ČR). Projektový zásobník je součástí komplexního smart online systému DATAPLÁN, který město dlouhodobě využívá.

Co bylo cílem? Co byly hlavní výstupy? Jaký byl průběh / kroky realizace?

Hlavním cílem zavedení online projektového zásobníku bylo zajistit evidenci a monitoring mnoha desítek projektů, které má město v realizaci nebo je připravuje. Významným přínosem online systému je možnost automatizovaného generování Akčních plánů ze Zásobníku projektů i monitorovacích sestav pro vedení města a zastupitelstvo. Online systém zároveň umožňuje prezentovat vybrané projekty veřejnosti na speciálním webu Galerie projektů.
Zavádění systému trvalo cca 10 měsíců z důvodu nutnosti soustředit do přehledného systému veškeré projekty ze všech odborů městského úřadu (dříve evidované v XLS nebo DOC). Pro každý projekt je určen garant z úřadu, který udržujte aktuální informace pro pravidelný monitoring. Kvartálně předkládá strategický tým pro vedení města a zastupitelstvo přehlednou aktuální sestavu generovanou ze systému. Všichni zastupitelé dále získali nepřetržitý interní přístup do Zásobníku projektů s podrobnými informacemi.

Vznikly konkrétní dokumenty (publikace, videozáznamy, metodiky.. )?

Informace o projektech města jsou průběžně k dispozici úřadu a zastupitelům prostřednictvím cloudového řešení infosystému. Zde jsou informace také archivovány. Součástí technického řešení systému je i speciální web Galerie projektů, na kterém je s projekty seznamována veřejnost.

Začátek aktivity:

01.06.2022

Konec aktivity:

01.04.2023

Délka přípravy projektu:

[měsíců] 10

Rozpočet

Jaké byly finanční náklady na realizaci aktivity?

[tis. Kč] 25

Jak byla aktivita financována?

pravidelná roční částka z rozpočtu města

Doporučení a inspirace

Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem?

Dosud máme dobrou zkušenost s online systémem projektů v našem městě. Výborná je možnost nepřetržitého přístupu k informacím o projektech z libovolného zařízení (PC, mobil, tablet).. Praktické je označování významnosti projektů a hodnocení úspěšnosti jejich současné realizace pomocí "semaforu".

Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace

Jaké byly silné stránky Vaší aktivity/projektu při jeho realizaci?

Výhodou při zavádění systému DATAPLÁN byla relativně nízká pracnost (převod projektů z XLS a DOC podkladů zajistila NSZM ČR) a nízké náklady. Systému umožňuje sledovat indikátory i zastupitelům. Současně obsahuje modul "Galerie projektů", kde je možné jednoduchou formou prezentovat významné projekty města i pro veřejnost.

Jaké byly slabé stránky Vaší aktivity/projektu při jeho realizaci?

Hlavní změnou bylo naučit garanty projektů (pracovníky úřadu) pravidelně aktualizovat informace o projektech v online systému. Byl proto vyvinut submodul komunikace v systému (využívá automatizované e-mailové rozesílky), kdy jsou kvartálně garanti informováni a je evidováno, zda jsou již informace o projektech aktualizovány.

Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila?

Významným přínosem bylo zavedení průběžné možnosti pro zastupitele nahlížet do všech interních informací o projektech. Zvýšil se tím aktivní zájem o aktuální i budoucí možnosti rozvoje města a tedy o strategickou práci (projekty jsou v systému provázány k cílům strategie města, případně i dalších dokumentů).

Monitorování a evaluace

Byl nějakým způsobem měřen a vyhodnocen dopad realizované aktivity/projektu?

Informační systém je využíván poměrně krátkou dobu. Předpokládáme vyhodnocení jeho přínosu před prodloužením užívání na další kalendářní rok.

Plánujete aktivitu/projekt dále rozvíjet/udržovat?

Ano, pro účely nové strategie rozvoje města. V systému DATAPLÁN je možné "pracovně modelovat" novou strategii, zejména naplněnost cílů prostřednictvím projektů.